Régularisation des charges locatives : que faire si votre propriétaire vous réclame un supplément ?

Le loyer rémunère la mise à disposition du logement. Les charges locatives, aussi appelées charges récupérables, correspondent à certaines dépenses d'abord payées par le propriétaire, puis remboursées par le locataire : par exemple une partie de l'eau collective, de l'entretien des parties communes ou de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

Dans une location vide, les charges sont généralement payées sous forme de provisions mensuelles. Ces sommes sont des avances. Au moins une fois par an, le bailleur compare les provisions encaissées avec les dépenses récupérables réelles. Si les provisions sont insuffisantes, il demande un complément. Si elles sont supérieures aux dépenses, il doit restituer le trop-perçu.

Toutes les dépenses du propriétaire ou de la copropriété ne deviennent donc pas automatiquement des charges locatives. Les grosses réparations, les frais qui restent à la charge du bailleur ou des travaux non récupérables ne peuvent pas être ajoutés au seul motif qu'ils figurent dans les comptes de l'immeuble.

Pour savoir si vos charges locatives propriétaire-locataire sont correctement réparties, il faut identifier chaque poste et le rapprocher de la liste réglementaire, puis vérifier la clé de répartition utilisée dans l'immeuble.

Oui. Pour une régularisation de provisions sur charges, le bailleur doit communiquer au locataire, un mois avant la régularisation, un décompte par nature de charges. Dans un immeuble collectif, il doit également préciser le mode de répartition entre les logements et, le cas échéant, fournir une note d'information sur le calcul du chauffage et de l'eau chaude collectifs.

Les pièces justificatives doivent être tenues à disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. Il peut s'agir, selon les postes, de factures, contrats d'entretien, relevés de consommation, avis de taxe ou décomptes de copropriété.

Vous pouvez demander par écrit le décompte détaillé, la période retenue, les provisions déjà versées, la clé de répartition et les modalités permettant de consulter les pièces. Une demande précise est plus efficace qu'une simple question sur le montant global.

L'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit en principe un délai de prescription de trois ans pour les actions dérivant d'un bail d'habitation. Le propriétaire peut donc réclamer des loyers ou charges impayés pendant trois ans, y compris après le départ du locataire. Le locataire dispose également, en principe, de trois ans pour demander le remboursement de charges payées en trop.

La formule « régularisation charges locatives 3 ans » ne signifie toutefois pas qu'il suffit de compter trois années civiles au hasard. Le délai court à compter du jour où la personne qui agit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'exercer son droit. La date d'exigibilité de chaque somme, la date de la régularisation et les circonstances du dossier doivent être examinées.

Un rappel de charges locatives portant sur plusieurs exercices n'est donc pas automatiquement valable ni automatiquement prescrit. Il faut vérifier les dates ligne par ligne, ainsi que les éventuels événements susceptibles d'avoir affecté le délai.

Vous pouvez toujours demander un accord amiable pour payer en plusieurs fois, même lorsque la loi ne prévoit pas un échéancier automatique. Le bailleur reste libre d'accepter ou de proposer d'autres modalités.

Une règle particulière existe lorsque la régularisation n'a pas été effectuée avant la fin de l'année civile suivant l'année où les charges sont devenues exigibles. Dans ce cas, l'article 23 permet au locataire, s'il en fait la demande, de payer le montant par douzièmes.

Cet échelonnement sur douze mois ne s'applique donc pas à toute régularisation. Il suppose une régularisation tardive au sens du texte et une demande du locataire. Il ne faut pas le confondre avec la prescription de trois ans.

Dans une location meublée constituant la résidence principale, le bail doit préciser si les charges sont payées sous forme de provisions avec régularisation ou sous forme de forfait.

Avec des provisions, la régularisation suit les règles de l'article 23 : comparaison avec les dépenses réelles, décompte et justificatifs. Avec un forfait, le montant est fixé au contrat et versé en même temps que le loyer. Il ne peut pas donner lieu à un complément ou à une régularisation ultérieure. Le forfait ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges récupérables.

Avant de répondre à une demande concernant une location meublée, relisez donc la clause du bail. Des régimes particuliers ou des baux anciens peuvent nécessiter une analyse spécifique.

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Cet accompagnement s'inscrit dans les limites légales applicables à l'activité d'Orlex Conseil. Il ne remplace pas l'intervention d'un avocat ou d'un autre professionnel réglementé lorsque celle-ci est nécessaire et ne comporte aucune promesse de résultat.

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